Sistem informasi manajemen personalia memainkan peran penting dalam praktik perekrutan bisnis.
Sisteminformasi manajemenpersonaliaadalah seperangkat prosedur dan teknologi terapan yangdigunakan pekerjasumber daya manusiauntuk melacak dan mengatur data tentang karyawan dalam bisnis atau organisasi.Informasi ini dapat mencakupcatatanpenggajian, dokumen pajak, dan catatan tunjangan yang diberikan seperti asuransi kesehatan.Informasi karyawan lainnya sering disimpan dalam sistem jenis ini untuk evaluasi kinerja berkala.Catatan ini biasanya resume dan salinan sertifikasi industri yang relevan.Areamanajemen sumber dayamanusia inimencakup penggunaanprogramperangkat lunak komputerdan praktik rutin untuk memasukkan dan memperbarui data yang relevan.
Bisnis dengan jumlah karyawan yang besar seringkali membutuhkandepartemensumber daya manusia (SDM) yang terpisah untuk menyimpan catatan yang akurat dari semua informasi ini.Bekerja dengansistem informasimanajemen personaliamembutuhkan pemahaman yang baik tentang teknologi dan kemampuan untuk mengambil data yang dibutuhkan dengan cepat.Paket perangkat lunak yang dirancang untuk tugas-tugas sumber daya manusia ini biasanya terdiri dari database terkait yang berisi kumpulan informasi yang berbeda.Satu database mungkin berisi catatan gaji yang dikeluarkan terkait dengan database lain dengan informasi tentang pajak yang dipotong, misalnya.Personil SDM bertanggung jawab untuk menjaga agar informasi tenaga kerja ini tetap mutakhir dan akurat.
Selain secara teratur memelihara data dalam sistem informasi manajemen personalia, personel SDM juga perlu melakukan query khusus yang mengambil informasi tertentu.Bergantung pada jenis sistem yang diinstal, mereka dapat menanyakan informasi ini dengan perintah seperti yang ada dalam bahasa kueri terstruktur (SQL) atau bahasa pemrograman basis data serupa.Jenis perangkat lunak manajemen sumber daya manusia lainnya memiliki antarmuka pengguna grafis dengan fitur untuk membuat dan menyimpan formulir, tabel, bagan, dan laporan.Ketikamanajerpersonaliaingin menyimpan salinan pindaian resume karyawan dan dokumen serupa, sistem informasi sering kali menyertakan kemampuan optical character recognition (OCR) untuk membuat salinan elektronik yang dapat dicari.
Sistem informasi manajemen personalia juga memiliki peran penting dalam praktik perekrutan dan pemecatan bisnis.Banyak perusahaan menggunakan fitur OCR dari program jenis ini untuk memindai resume untuk kata kunci yang ditentukan.Pelamar yang resumenya memiliki kecocokan kata kunci seringkali memiliki peluang lebih baik untuk menerima undangan wawancara.Beberapa bisnis menggunakan teknologi ini untuk melacak dan mencatat sertifikasi baru yang diselesaikan karyawan, terutama yang dianggap sebagai pelatihan berbayar.Pekerja yang mungkin memerlukan tindakan disipliner atau konseling juga sering memiliki catatan informasi ini yang disimpan dalam arsip personalia elektronik mereka di departemen SDM.