Apa itu Etiket Telepon?

Apa itu Etiket Telepon?

Pegolf menggunakan ponsel saat berada di lapangan golf.

Etiketteleponmengacu pada seperangkat aturan yang berlaku ketika orang melakukan panggilan ke orang lain atau ketika mereka menerima panggilan telepon.Ada aturan yang sedikit berbeda untuk berbagai situasi.dan melakukan dan menerima panggilan pribadi tidak sama dengan melakukan/menerima panggilan bisnis.Dalam rangkaian aturan ini, mungkin ada perbedaan tambahan, terutama untuk panggilan bisnis di mana perusahaan mungkin ingin penelepon atau penerima mengatakan hal-hal tertentu.

Wanita berbicara di telepon saat makan.

Untuk panggilan pribadi, penelepon harus mengidentifikasi dirinya saat tidak segera dikenali.Saat menelepon teman atau kerabat, misalnya, setelah inisial “Halo”, penelepon harus memberikan salam dan identifikasi, seperti “Halo, ini John.”Terkadang, nama belakang diperlukan jika orang yang dipanggil adalah kenalan atau perwakilan bisnis.

Pasangan menggunakan smartphone saat makan.

Etiket mengatakan bahwa selanjutnya harus datang permintaan untuk sesuatu, seperti berbicara dengan orang lain di rumah.Variasi ada pada ini, seperti “Bolehkah saya berbicara dengan Horatio,” atau “Apakah Horatio tersedia?”Jika Horatio tidak tersedia, mungkin perlu meninggalkan pesan singkat, tetapi harus mudah untuk ditulis.Terkadang, satu-satunya hal yang diperlukan adalah meninggalkan nomor telepon.

Etiket yang tepat menyatakan bahwa telepon harus dimatikan di bioskop.

Bahkan etika telepon yang sederhana ini membutuhkan waktu untuk dipelajari.Adalah hal yang baik untuk mengajar anak-anak, karena mereka sering tidak mengetahuinya, tidak dapat mengidentifikasi diri mereka sendiri, dan tidak akan meninggalkan pesan konkrit dalam bentuk apa pun.Anak-anak juga harus diajari cara menjawab telepon, dan semua orang dapat memperoleh manfaat dengan mengikuti beberapa konsep etiket standar:

  • Orang-orang harus segera mengangkat telepon dengan salam seperti “Halo,” dan bukan “Ya” atau “Pergi!”
  • Mereka harus siap menerima pesan dan selalu membawa pensil atau pena dan kertas.
  • Jika panggilan tidak diinginkan, seperti dari pengacara, orang tersebut harus memberi tahu penelepon dengan nada datar bahwa tidak ada minat untuk produk atau layanan, ucapkan selamat tinggal, dan tutup telepon dengan lembut.
  • Sebagai alternatif, individu dapat menyaring panggilan dan membiarkan panggilan yang tidak diinginkan masuk kepesan suara.

Etiket telepon profesional memerlukan bahasa standar dan sikap sopan.

Etiket telepon bisnis serupa dalam banyak hal dengan panggilan telepon rumah dan penerimaan tamu, tetapi bisnis harus lebih mengutamakan sikap sopan, karena tata krama telepon yang buruk dapat berdampak negatif pada reputasi perusahaan.Menelepon dari bisnis mirip dengan panggilan pribadi.Orang tersebut harus mulai dengan salam, mengidentifikasi dirinya, dan mengidentifikasi majikannya.Dia kemudian harus menyatakan urusannya atau meminta untuk berbicara dengan seseorang.

Jika sebuah pesan perlu ditinggalkan, itu harus mencakup sifat bisnisnya dan informasi kontaknya.Ini tidak selalu memungkinkan karena, karena undang-undang privasi, bisnis tertentu hanya dapat berbicara dengan orang yang ingin mereka jangkau.Jika demikian halnya, hanya mencoba kembali nanti atau meninggalkan informasi kontak mungkin merupakan hal yang paling dapat dilakukan oleh penelepon.

Saat menerima panggilan bisnis, seorang pebisnis juga harus berusaha bersikap sopan, memahami kebutuhan penelepon, dan menerima pesan jika diperlukan.Baik dalam panggilan bisnis maupun pribadi, ketika pihak yang diminta tidak dapat datang ke telepon, sebaiknya orang yang menjawab tidak memberikan alasan.Orang tersebut biasanya tidak boleh mengatakan bahwa orang yang tidak tersedia tidak ingin berbicara dengan penelepon atau bahwa dia ada di tempat lain — baik itu di kamar mandi atau di janji dokter.Pernyataan sederhana bahwa orang tersebut tidak ada sudah cukup.

Setiap panggilan telepon adalah upaya komunikasi antara dua orang;itu adalah metode untuk menyampaikan dan menerima informasi.Ketika etiket telepon tidak diperhatikan, komunikasi mungkin lebih sulit.Secara umum, orang diminta untuk menjaga bahasa mereka lebih standar, daripada menggunakan bahasa gaul;bersikap sopan satu sama lain;dan untuk memperjelas siapa penelepon dan penerima.Meskipun mungkin dari waktu ke waktu tidak apa-apa untuk meninggalkan etiket, terutama saat menelepon teman, seringkali yang terbaik adalah tetap berpegang pada etiket yang sudah ada.