Apa itu Laporan Pengecualian?

Apa itu Laporan Pengecualian?

Laporan pengecualian dapat membantu dalam tugas manajemen proyek.

Laporan pengecualian adalah jenis laporan ringkasan yang mengidentifikasi setiap peristiwa yang berada di luar cakupan yang dianggap sebagai rentang normal.Laporan semacam ini digunakan dalam sejumlah pengaturan, termasuk prosesrekonsiliasiinventaris, penyelidikan manajemen proyek, dan bahkan penilaian karyawan.Tujuan laporan ini adalah untuk mengidentifikasi faktor apa pun yang tidak dianggap berada dalam parameter yang dapat diterima, sehingga memungkinkan untuk mengambil tindakan yang membantu meminimalkan atau menghilangkan pengecualian dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Laporan pengecualian dapat membantu dalam bidang penilaian karyawan.

Karena berkaitan denganrekonsiliasi persediaan, laporan pengecualian seringkali penting untuk tugas mengidentifikasi perbedaan antara persediaan fisik dan persediaan yang disajikan dalam database persediaan.Seiring waktu, kesalahan dapat menyusup ke hampir semua jenis inventaris, sehingga perlu untuk melakukan penyesuaian yang mencerminkan jumlah barang yang sebenarnya di tangan.Melakukan hal itu tidak hanya memudahkan untuk menyesuaikan pemesanan barang baru sehingga persediaan dalam jumlah yang memadai disimpan di tangan, tetapi juga memungkinkan untuk menjaga agar persediaan tetap akurat untuk penilaian pajak.

Laporan pengecualian dapat digunakan untuk mengidentifikasi perbedaan antara inventaris yang dilaporkan dan inventaris fisik yang sebenarnya.

Misalnya, banyak pabrik memelihara apa yang dikenal sebagai toko perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengeluarkan suku cadang dan komponen lain yang diperlukan untuk pengoperasian mesin di lantai pabrik.Manajer toko itu biasanya melakukan apa yang dikenal sebagai penghitungan siklus, secara fisik menginventarisasi segala sesuatu mulai dari sekrup terkecil hingga komponen motor berbiaya tinggi yang digunakan untuk memelihara dan memperbaiki peralatan produksi.Ketika ditemukan bahwa jumlah unit yang ditampilkan didatabase inventaristidak sesuai dengan penghitungan fisik ini, entri dibuat pada laporan pengecualian.Hal ini memungkinkan untuk kembali dan menentukan apakah pengiriman yang diterima dari bagian tersebut tidak ditambahkan ke database, atau jika beberapa pengeluaran dari inventaris fisik tidak dicatat dengan benar.Dalam beberapa kasus, laporan pengecualian juga dapat menyoroti pencurian persediaan, yang mendorong peningkatan langkah-langkah keamanan yang membantu meminimalkan kerugian bagi perusahaan.

Seiring dengan membantu merekonsiliasi berbagai jenis inventaris, laporan pengecualian juga dapat membantu dalam tugas manajemen proyek.Dalam skenario ini, laporan menyoroti tugas tertunda yang masih beredar, bahkan jika tanggal penyelesaian yang diproyeksikan untuk tugas tersebut telah berlalu.Dengan memperhatikan pengecualian, dimungkinkan untuk mengubah jadwal tugas proyek untuk mengkompensasi perbedaan dan membuat proyek kembali ke jalurnya.

Bahkan di bidang penilaian karyawan, laporan pengecualian dapat membantu.Di sini, idenya adalah untuk mengidentifikasi setiap peristiwa yang terkait dengan karyawan yang berada di luar cakupan harapan dasar yang terkait dengan posisi pekerjaan.Pengecualian mungkin berhubungan dengan kegagalan kinerja atau kinerja yang melampaui dan melampaui posisi pekerjaan biasa.Misalnya, rincian laporan pengecualian dapat menunjukkan bahwa karyawan tersebut memerlukan pelatihan lebih lanjut di bidang tertentu, atau mengidentifikasi situasi di mana karyawan dapat melakukan tugas tambahan saat rekan kerja sakit, secara efektif membantu operasi bisnis untuk melanjutkan dengan sedikit biaya. tidak ada perubahan produktivitas.Bergantung pada sifat masalah yang didokumentasikan dalam laporan pengecualian, karyawan dapat direkomendasikan untuk pelatihan perbaikan, atau diberi pujian karena memberikan layanan tambahan kepada pemberi kerja sambil tetap mengelola tugas yang ditugaskan kepadanya secara efektif.