Apa itu Nomor Pesanan Pembelian?

Apa itu Nomor Pesanan Pembelian?

Nomor pesanan pembelian adalah kode alfanumerik yang diberikan pada permintaan untuk membeli sesuatu.

Nomorpesanan pembelian(PO) adalah kode alfanumerik yang ditetapkan untuk permintaan tertentu untuk membeli sesuatu.Paling sering, nomor PO digunakan secara internal oleh bisnis untuk melacak pembelian mereka sendiri.Beberapa perusahaan, bagaimanapun, akan memberikan kode untuk semua penjualan mereka dan akan memberikan nomor PO kepada pelanggan mereka sehingga pelanggan dapat melacak pesanan mereka.Kode-kode ini bisa dalam format alfanumerik apa pun, dan banyak perusahaan akan menggunakan huruf atau angka tertentu untuk menunjukkan hal-hal tertentu tentang pesanan, seperti apa yang dijual, lokasi, pembeli, dan tanggalnya.

Gunakan Dalam Perusahaan

Banyak bisnis menggunakan nomor pesanan pembelian untuk melacak pembelian mereka sendiri.

Di banyak perusahaan, nomor pesanan pembelian ditetapkan setelah seorang karyawan atau departemen mengajukan permintaan pesanan barang atau jasa tertentu.Permintaan biasanya secara resmi diajukan ke agen pembelian menggunakan apa yang dikenal sebagai formulir permintaan.Jika permintaan disetujui, pesanan pembelian dibuat dan diberi nomor pesanan pembelian.Pada saat itu, pesanan dilakukan dengan perusahaan lain, yang sering mencatat nomor PO pembeli untuk dicantumkan pada detail pesanan.

Nomor pesanan pembelian sering digunakan untuk melacak pengeluaran dan menyortir pengiriman.

Saat vendor menyiapkan daftar pengiriman atau pengepakan untuk mengikuti pesanan pelanggan, nomor PO biasanya disertakan pada detailnya.Hal ini memungkinkan agen penerima pembeli untuk memverifikasi jumlah dan jenis barang yang dikirimkan dan untuk mengonfirmasi bahwa pengiriman tersebut terkait dengan pesanan yang diotorisasi dengan benar.Nomor pesanan pembelian juga muncul padafakturdan dokumen lain yang diberikan vendor kepada pelanggan.Dari perspektif ini, nomor PO mempercepat penjadwalan pembayaran ke vendor, dan memungkinkan barang dialihkan ke departemen yang tepat.

Nomor pesanan pembelian dapat membantu personel gudang mengisi permintaan pesanan secara efisien.

Nomor PO juga memungkinkan perusahaan untuk menerapkan biaya keanggarandepartemen yang melakukan pemesanan.Ini juga memberikanverifikasi kepada departemenutang usahabahwa pengeluaran itu sah.Pembayaran kemudian dapat diberikan ke vendor.

Format

Konstruksi yang tepat dan panjang nomor pesanan pembelian akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain.Banyak bisnis yang beroperasi di beberapa situs akan menggunakan beberapa karakter pertama kode untuk mengidentifikasi lokasi yang melakukan pemesanan, seperti “CHI” untuk mewakili fasilitas di Chicago.Beberapa karakter berikutnya mungkin mengidentifikasi departemen tertentu yang memesan, seperti “RD” untuk mewakili departemen penelitian dan pengembangan.Dengan demikian, nomor PO untuk pesanan yang dibuat oleh departemen penelitian dan pengembangan perusahaan di Chicago mungkin dimulai dengan “CHIRD”, diikuti dengan karakter alfanumerik lain yang memberikan informasi lebih lanjut tentang pesanan tersebut.

Perusahaan biasanya menyusun nomor PO mereka dengan cara apa pun yang paling sesuai dengan sistem pelacakan internal mereka.Beberapa juga menggunakan tanda hubung atau spasi, yang dapat membantu ketika hanya karakter tertentu dalam nomor PO yang perlu dibaca untuk tujuan tertentu.Menanggapi berbagai panjang dan format yang dapat digunakan, banyak vendor mengonfigurasi bidang dalam database pelacakan pesanan mereka untuk memungkinkan sejumlah karakter — bahkan 30 atau lebih — untuk digunakan dalam nomor pesanan pembelian.