Pencatat suara adalah perangkat perekaman suara sederhana yang digunakan di sejumlah pengaturan bisnis. Juga dikenal sebagai perekam telepon, pencatat suara digunakan oleh banyak perusahaan untuk mencatat dan merekam diskusi antara klien dan personel layanan pelanggan , tenaga penjualan dan calon klien, dan juga komunikasi telepon apa pun yang diinginkan oleh perusahaan. Sistem pendukung darurat, departemen kepolisian dan organisasi layanan publik lainnya juga sering menggunakan perekam pencatatan suara sebagai bagian dari operasi dasar.
Bisnis dapat menggunakan pencatat suara sebagai bagian dari proses pelatihan untuk personel layanan pelanggan baru.
Ada dua desain dasar untuk pencatat suara. Salah satu desainnya dikenal sebagai format perekaman cara vox. Pendekatan ini sering digunakan untuk situasi pengawasan, karena proses perekaman hanya dimulai ketika peralatan menangkap suara. Penggunaan jenis pencatat suara ini sering lebih disukai, karena menghilangkan kebutuhan untuk melewati periode keheningan yang lama yang mungkin terjadi di sela-sela percakapan.
Pencatat suara dapat digunakan jika ada kecurigaan perilaku tidak profesional di pihak karyawan.
Pilihan kedua adalah desain non-vox. Ini adalah jenis teknologi pencatat suara yang paling dasar dan tertua. Di sini, proses perekaman dimulai dan berlanjut hingga proses dihentikan, baik secara manual atau setelah durasi yang telah ditentukan. Karena metode ini tidak bergantung pada aktivasi suara untuk memicu proses perekaman, peralatan jenis ini membuat catatan akurat tentang berapa lama waktu yang berlalu antara percakapan aktif.
Bisnis terkadang menggunakan pencatat suara sebagai bagian dari proses pelatihan untuk tenaga penjualan baru atau personel layanan pelanggan. Saat karyawan baru memikul tanggung jawabnya, logger dapat digunakan untuk memastikan bahwa individu tersebut mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan saat berurusan dengan klien atau calon klien. Data yang diperoleh dari rekaman dapat digunakan untuk membantu memperbaiki dan meningkatkan kinerja karyawan selama beberapa bulan pertama bekerja, membantu menanamkan kebiasaan positif dalam pikiran karyawan.
Bukan hal yang aneh bagi bisnis untuk juga menggunakan peralatan pencatat suara ketika ada kecurigaan perilaku tidak profesional di pihak karyawan. Dengan aplikasi ini, dimungkinkan untuk menentukan apakah ada kebutuhan untuk tindakan korektif, atau jika karyawan tersebut melakukan kontak dengan sesama karyawan, pelanggan, vendor, dan siapa pun yang dia ajak bicara selama hari kerja. Sebagian besar kontrak karyawan membahas masalah perekaman percakapan telepon, dan memberi pemberi kerja hak untuk terlibat dalam pemantauan panggilan sesering yang diinginkan.
Pencatat suara juga dapat digunakan untuk membuat catatan permanen dari pertukaran verbal, seperti ketika seseorang menelepon ke saluran bantuan darurat. Di Amerika Serikat, sistem 911 di sebagian besar negara secara rutin merekam setiap panggilan masuk ke sistem. Tindakan pencegahan ini membuatnya sangat mudah untuk meninjau detail panggilan di kemudian hari, sebuah faktor yang dapat sangat membantu penegakan hukum.
Banyak negara di seluruh dunia mengharuskan semua pihak yang terlibat dalam percakapan telepon menyadari bahwa pencatat suara sedang digunakan. Walaupun prosedurnya berbeda-beda, bukan hal yang aneh jika perekaman otomatis memperingatkan penelepon bahwa ada kemungkinan pertukaran direkam, atau peralatan telepon mengeluarkan bunyi bip pendek secara berkala, memberi tahu penelepon bahwa percakapan sedang direkam. Ketika seorang penelepon telah menerima pemberitahuan tentang penggunaan pencatat panggilan, memilih untuk tetap berada di telepon dipandang sebagai persetujuan tersirat untuk direkam.
Setiap panggilan yang dilakukan ke 911 akan direkam untuk meninjau detail dan membantu penegakan hukum.