Rapat staf biasanya memiliki agenda.
Tidak seperti Rapat Umum Tahunan (RUPS) atau jenis pertemuan perusahaan formal lainnya, rapat staf adalah konferensi karyawan yang dapat dilakukan dengan cara dan frekuensi apa pun yang dianggap tepat oleh penyelenggara — biasanya figur otoritas dalam organisasi —.Rapat staf biasanya disebut olehCEOorganisasi, pemilik,manajersumber daya manusia, atau pejabat manajemen kepala lainnya, sedangkan pengaturan rapat sering dibuat oleh dukungan administratif, seperti asisten eksekutif dan sekretaris.Pertemuan ini dilihat oleh banyak organisasi sebagai tempat penting untuk berkomunikasi denganpersonelsecara langsung dan efisien.Beberapa mendorong pertukaran dialog terbuka dengan staf, sementara yang lain dilakukan lebih sebagai memo pribadi, di mana manajemen mempertahankan mayoritas dari lantai.
Rapat staf biasanya mencakup semua orang yang mengerjakan proyek tertentu.
Rapat staf sering dilengkapi dengan agenda, yang disiapkan sebelum rapat.Manajemen yang bertugas memfasilitasi rapat, mendiktekan hal-hal yang akan dibahas dalam rapat dan agenda, dan dukungan administratif seringkali bertanggung jawab untuk mengetik dan mendistribusikan agenda.Agenda sering kali mencakup item tindakan, yang merupakan tugas yang akan diperkenalkan atau didiskusikan pada rapat staf dan diselesaikan oleh karyawan yang ditugaskan setelah rapat, biasanya dengan tenggat waktu yang ditentukan.Minuman seperti kopi, teh, dan makanan ringan juga sering tersedia di rapat staf.Makan biasanya disediakan untuk peserta jika pertemuan dijadwalkan berlangsung selama waktu makan.
Rapat staf biasanya difasilitasi oleh manajemen perusahaan.
Staf pendukung administrasi kadang-kadang bertanggung jawab untuk mengambil “risalah rapat” selama rapat staf, yang merupakan catatan tertulis tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat.Risalah sering dibuat dalam bentuk catatan singkat selama rapat, dan kemudian diketik ke dalam dokumen yang diformat secara formal.Risalah juga dapat direkam pada kaset selama pertemuan, dengan poin-poin penting dari rekaman itu kemudian ditranskripsikan ke dalam dokumen yang diformat.Meskipun risalah rapat memiliki format yang berbeda-beda, dokumen risalah rapat standar biasanya mencakup informasi berikut: tanggal dan waktu rapat, nama peserta, topik yang dibahas, poin penting yang diangkat oleh individu, dan item tindakan apa pun yang muncul dari rapat.
Pertemuan di luar kantor dapat dilakukan di kedai kopi.
Rapat staf dapat diadakan di tempat, seperti diruang rapatatau ruang kantor terbuka lainnya;atau di luar lokasi, seperti di hotel atau tempat umum lainnya yang menyewakan ruang pertemuan.Pertemuan di luar kantor yang diperpanjang atau difasilitasi oleh personel luar kadang-kadang disebut sebagai retret atau konferensi.