Administrator kantor mungkin bertanggung jawab untuk memastikan karyawan memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka.
Seseorang daristafadministrasi kantorsering kali menjadi yang pertama menyambut baik karyawan perusahaan itu maupun pengunjung yang masuk melalui pintu depan.Ini adalah pekerjaan profil tinggi milik seorang individu yang biasanya melakukan lebih banyak di belakang layar daripada menjadi sorotan, tetapi tanpa orang ini, kantor kemungkinan akan menyadari ketidakhadirannya.Di bawah payung grup ini ada beberapa kemungkinan gelar selain administrator kantor itu sendiri.Mungkin adaasisten administrasi, profesional administrasi, danasisten eksekutif, dan di beberapa jenis kantor, mungkin ada spesialis kantor medis, asisten kantor medis, atau asisten gigi.Tentu saja, ada peran tambahan serta variasi pada masing-masing.
Seorang spesialis kantor bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu.
Staf administrasi kantor sering memperkenalkan efisiensi dan organisasi ke tempat kerja.Tergantung pada jenis kantor, eksekutif dan karyawan sering terjebak dalam tenggat waktu, rapat, dan dokumen.Profesional administrasi sering merampingkan aliran proses tersebut, menjadwalkan pertemuan dan panggilan konferensi yang jika tidak akan diabaikan, memesan ruang konferensi, dan bahkan menjaga dapur atau area makan di ruang kantor dapat dikelola.
Seorang administrator kantor juga dapat berfungsi sebagai asisten eksekutif.
Terkadang, administrator kantor juga mewarisi peran asisten eksekutif.Asisten eksekutif ditugaskan ke satu atau lebih pemimpin kunci di sebuah perusahaan dan bertanggung jawab untuk melakukan hampir apa pun yang dibutuhkan orang itu sepanjang hari kerja.Tugas yang dilakukan orang ini dapat berkisar dari kejadian biasa hingga sangat detail yang membutuhkan fokus yang intens.Misalnya, kepala perusahaan mungkin mengandalkan administrator kantornya untuk memesan makan siang setiap hari dan mungkin mengharapkan orang itu memesan penerbangan dan menginap di hotel.Akibatnya, asisten eksekutif sering dipercayakan dengan informasi sensitif, sepertikartu kreditdan detail keluarga pribadi tentang bos.
Seseorang dari staf administrasi kantor sering kali menjadi orang pertama yang menyambut karyawan dan pengunjung saat mereka datang melalui pintu depan.
Administrasi kantor di kantor medis atau gigi bisa sangat berbeda dari jenis lingkungan lain.Seorang spesialis kantor medis atau gigi harus berurusan dengan pasien sesering yang dia lakukan dengan staf medis internal – dan dalam beberapa kasus lebih dari itu.Individu ini kemungkinan terlibat dengan menjawab telepon, mendaftarkan pasien baru, menjadwalkan janji temu, dan berkomunikasi dengan profesional kesehatan.Ini, seperti halnya pekerjaan administrasi lainnya, memerlukan keakraban dengan sistem komputer dan perangkat lunak kantor medis.
Seorang profesional administrasi kantor biasanya dapat membentuk perannya, setidaknya sedikit.Misalnya, sering kali ada hubungan dekat antara asisten administrasi dan departemen sumber daya manusia karena sifat peran mereka.Hal yang sama sering berlaku untuk departemen akuntansi.Akibatnya, asisten administrasi mungkin perlu mengenal beberapa tugas yang terkait dengan departemen tersebut, yang hanya akan meningkatkan pengetahuan dan nilainya bagi perusahaan.