Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan.
Istilahpengadaancetakdigunakan untuk menggambarkan proses yang digunakan untuk mengelola biaya terkait pencetakan dan pencetakan.Banyak perusahaan besar menghabiskan banyak uang dan waktu staf untuk mengatur pekerjaan cetak besar, atau penyediaan layanan pencetakan dalam organisasi.Tujuan pengadaan cetak adalah untuk mengelola biaya-biaya tersebut melalui penerapan serangkaian konsep pengadaan strategis.
Konsep utama dalam pengadaan strategis adalah bahwa melalui perencanaan lanjutan dan aktivitas pembelian terkonsolidasi, organisasi dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan.Selain pengurangan biaya yang sebenarnya, proses ini dapat mengarah pada operasi bisnis yang lebih efisien dan karenanya meningkatkan profitabilitas.
Di sebagian besar organisasi besar, setiap departemen diharuskan menyerahkananggarantahunanpengeluarannya untuk tahun tersebut.Dalam pengadaan cetak, informasi terkait biaya pencetakan diteruskan ke departemen pengadaan.Petugaspengadaanbertanggung jawab untuk meninjau informasi dan menentukan apakah ada peluang untuk pengadaan strategis.
Contoh yang umum digunakan dalam pengadaan percetakan adalah percetakan brosur.Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan.Dalam pengadaan cetak, kontrak dinegosiasikan dan ditandatangani dengan daftar pendekpemasok, berdasarkan volume kegiatan yang dianggarkan untuk tahun tersebut.Semua departemen mendapat manfaat dari harga per halaman yang lebih rendah, serta penghematan waktu staf untuk menemukan banyak pemasok dan meminta penawaran.
Jenispembelian strategis inibekerja paling baik dalam organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya.Masalah seputar tanggal pengiriman, memutuskan apakah partisipasi bersifat wajib atau sukarela, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal.Bicaralah dengan pengguna bisnis untuk menentukan persyaratan pasti mereka dan temukan kesamaan jika memungkinkan.
Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan kebutuhan sumber daya total untuk departemen yang berbeda dan membuat satupesanan pembelianatau kontrak.Departemen dapat secara fisik ditempatkan di gedung yang berbeda, dengan persyaratan produk, selama semua produk ini termasuk dalam kontrak asli.Praktik ini semakin umum di perusahaan pemerintah dansektor publik, di mana jenis barang yang sama dapat dibeli untuk lembaga atau departemen yang berbeda.
Overhead administratif adalah biaya bagi organisasi untuk seluruh siklus pengadaan untuk membayar.Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan,pemrosesanfaktur, pemeriksaan produksi, dan penyelesaian pertanyaan vendor.Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk jangka waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu.Penetapan harga dan negosiasi massal sangat penting saat menyelesaikan proyek pengadaan cetak.Negosiasi harga dan layanan biasanya diselesaikan olehdirektur pengadaanatau agen pembelian senior.