Inventaris negatif biasanya menunjukkan kesalahan dalam pelacakan inventaris.
Inventarisnegatifbiasanya merupakan hasil dari perbedaan antara inventaris di tangan aktual dan inventaris virtual seperti yang dipantau dan dihitung oleh sistem komputer.Ini biasanya terjadi ketika kesalahan telah dibuat atau sistem tidak diperbarui dengan benar, dan menunjukkan bahwa produk telah dijual atau ditransfer yang seharusnya tidak dilakukan.Masalah dengan persediaan juga dapat muncul ketika produk hilang, kemudian persediaan disesuaikan untuk menghilangkan produk yang hilang, dan kemudian ditemukan tanpa menyesuaikan kembali persediaan.
Inventaris negatif dapat terjadi sebagai akibat dari penghitungan inventaris yang tidak tepat atau pengurangan produk dari lokasi yang salah di sebuah bisnis.
Istilah ini pada awalnya mungkin tampak seperti kontradiksi, karena menyiratkan bahwa bisnis dapat memiliki kurang dari nol produk, tetapi ini adalah konsekuensi yang wajar darimanajemen persediaan.Ini pada dasarnya menunjukkan bahwa bisnis telah menjual produk yang sebenarnya tidak ada, atau telah menjual produk yang bukan bagian dari catatan inventaris.Hal ini dapat terjadi karena miskomunikasi antar sistem.Jika sebuah perusahaan manufaktur telah menjual suatu barang sebelum dibuat, maka ada kemungkinan sistem persediaan akan menunjukkan persediaan negatif sampai produk dibuat dan penghitungannya diperbaiki.
Persediaan negatif menyiratkan bahwa bisnis dapat memiliki kurang dari nol produk.
Inventaris negatif juga dapat terjadi sebagai akibat dari penghitungan inventaris yang tidak tepat atau pengurangan produk dari lokasi yang salah di sebuah bisnis.Jika penghitungan di tangan di komputer menunjukkan bahwa sebuah toko harus memiliki 12 item tertentu, tetapi seorang karyawan tidak dapat benar-benar menemukan 12 item tersebut, maka item tersebut dapat dikurangkan dari inventaris toko.Hal ini biasanya diasumsikan disebabkan oleh beberapa bentuk penyusutan, dan mungkin terkait dengan praktik penerimaan yang buruk atau pencurian.Jika semua 12 item ditemukan dan ditempatkan di rak untuk dijual, tanpa penyesuaian inventaris toko, maka penjualannya dapat membuat inventaris negatif untuk toko itu.
Pemindai kode batang dan sistem otomatis lainnya membantu mengurangi risiko inventaris negatif.
Sementara persediaan negatif tidak selalu menjadi bencana bagi perusahaan, hal itu dapat menyebabkan pencatatan yang buruk dan membuat pengendalian persediaan menjadi lebih sulit.Toko dalam contoh di atas telah kehilangan keuntungan, karena tidak memiliki barang di rak, dan mungkin berakhir dengan terlalu banyak produk karena barang baru dikirim ke toko dan barang yang hilang ditemukan.Situasi ini juga dapat terjadi jika sebuah perusahaan secara tidak benar melacak barang yang sama di beberapa lokasi.Jika ada 50 item di lokasi A dan 100 item di lokasi B, misalnya, maka 100 penjualan di lokasi B yang salah didokumentasikan sebagai berasal dari lokasi A akan membuat inventaris negatif di lokasi A.