Petugas pengiriman memastikan bahwa semua barang yang tercantum dalam bill of entry adalah sah dan diterima dengan benar.
Bill of entry adalah deklarasi formal yang menjelaskan barang yang sedang diimpor atau diekspor.Dokumen ini diperiksa oleh pejabat bea cukai untuk memastikan bahwa isi kiriman sesuai dengan hukum, dan untuk menentukan pajak,tarif, dan pembatasan mana yang mungkin berlaku untuk kiriman.Itu harus disiapkan oleh importir atau eksportir, dengan banyak perusahaan mempekerjakan petugas khusus untuk menangani proses persiapan.
Tagihan masuk tipikal mencakup deskripsi barang dalam pengiriman, termasuk perincian dan jumlah barang, bersama dengan perkiraan nilainya.Pejabat bea cukai berhak untuk memeriksa kiriman untuk menentukan apakah kiriman tersebut sesuai dengan bill of entry atau tidak, dan perbedaan dapat menjadi dasar untuk proses hukum.Setelah dokumen ditinjau dan pengiriman telah diperiksa, dokumen tersebut dapat dibersihkan untuk dijual atau ditransfer.Jika ada masalah, bea cukai dapat memilih untuk menyita barang tersebut.
Banyak negara memiliki undang-undang khusus tentang bagaimana informasi ini harus diformat dan disajikan.Penting bagi pengirim untuk memiliki dokumentasi yang akurat, atau barang dapat ditahan di bea cukai.Hal ini dapat menyebabkan ketidaknyamanan dalam beberapa kasus, dan pembusukan atau penghancuran barang pada kasus lain;pengiriman buah, misalnya, tidak akan bertahan lama oleh bea cukai saat rincian pengiriman sedang diselesaikan.
Selain itu, barang mungkin memerlukan dokumen pendukung tambahan.Karya seni, misalnya, mungkin perlu disertai dengan sertifikat asalnya.Artefak arkeologi juga perlu disertai dengan dokumen yang menunjukkan bahwa pelepasannya telah disetujui oleh pemerintah, dan menjelaskan tujuan pemindahan artefak melintasi perbatasan internasional.Ini dirancang untuk mencegah penjualan dan perdagangan ilegal artefak budaya yang tak ternilai harganya.
Perusahaan menyimpan salinan tagihan masuk mereka sebagai bagian dari dokumen keuangan mereka;mereka harus dapat melacak pergerakan pengiriman.Formulir ini juga digunakan oleh petugas pabean untuk melacak jenis barang yang dipindahkan melewati perbatasan mereka, dan dalam hal objek dengan kuota impor dan ekspor, untuk memastikan bahwa kuota tersebut tidak terlampaui.Dokumen ini juga digunakan dalam penyusunan statistik yang dirancang untuk menjelaskan kesehatan ekonomi dan neraca perdagangan suatu negara dengan negara lain.