Sebuah penemuan Alexander Bain, pembuat jam Skotlandia, faks atau faksimili pertama kali diperkenalkan pada tahun 1842. Ini terdiri dari mesin yang dapat menerjemahkan sinyal dari telegraf dan mereproduksi sinyal tersebut sebagai gambar di atas kertas. Sejak saat itu, faksimili telah berkembang menjadi media komunikasi canggih yang mampu mengubah gambar menjadi sinyal data listrik dan digital, mengirimkannya melalui saluran telepon, dan mengkonfigurasi ulang sinyal tersebut kembali ke gambar asli di atas kertas atau film. Faksimili memiliki kemampuan untuk menafsirkan dan mengirimkan gambar, teks, foto, gambar, kata-kata tertulis dan bahkan seluruh peta. Bisnis di seluruh dunia mengandalkan teknologi faksimili untuk mempercepat pengiriman dokumen penting yang sensitif terhadap waktu dan keamanan.
Mesin faks adalah sumber utama pendistribusian faks.
Mesin faks, yang merupakan sumber utama untuk mendistribusikan faks, bekerja dengan memindai dan mereproduksi dokumen menjadi gambar bitmap. Gambar tersebut kemudian dikodekan oleh mesin faksimili menjadi sinyal elektronik atau digital dan dikirimkan melalui jaringan telepon ke mesin faks lain. Di sisi lain, mesin faksimili penerima akan menafsirkan sinyal elektronik atau digital, menerjemahkannya kembali menjadi data bitmap, dan mencetak gambar asli di atas kertas. Pengguna mesin faksimili melakukannya dengan menggunakan nomor telepon yang ditetapkan ke mesin faks, untuk mengirimkan faks ke mesin faksimili lain yang diberi nomor telepon dan terhubung ke jaringan telepon. Bergantung pada ukuran dokumen dan jumlah halaman, proses ini biasanya hanya membutuhkan beberapa menit untuk diselesaikan.
Dengan munculnya Internet, mesin faksimili telah menghadapi beberapa tantangan berat dari kemajuan teknologi lain yang memungkinkan dokumen dikirim secara online. Metode sederhana adalah dengan menggunakan pemindai untuk memindai dokumen dan menggunakan email untuk mengirim dokumen sebagai lampiran. Keamanan, bagaimanapun, terkadang menjadi perhatian, terutama pada platform yang tidak terenkripsi. Oleh karena itu, beberapa bisnis masih mengandalkan faksimili untuk membantu mengurangi bahaya yang terkait dengan platform tidak terenkripsi yang memungkinkan dokumen dicegat.
Selain mesin faksimili, banyak bisnis akan menggunakan server faks yang akan menerima faks masuk dan menyimpannya di hard drive server. Keuntungan menggunakan server faks dibandingkan beberapa mesin faks adalah pengurangan biaya yang terkait dengan pencetakan beberapa faks setiap hari, sekaligus menghilangkan pemborosan yang terkait dengan pencetakan faks yang tidak dibutuhkan. Penyedia faksimili juga merupakan opsi lain yang dapat digunakan bisnis, memungkinkan transmisi faks melalui Internet. Menggunakan penyedia memungkinkan pengguna untuk menghilangkan biaya yang terkait dengan metode faks tradisional.