Dalam fase penawaran dari proses pembelian, pembeli meneliti vendor yang tersedia dan meminta harga.
Setiap proses pembelian menggunakan empat langkah dasar: penentuan kebutuhan, penawaran, pembelian, dan evaluasi.Setiap langkah dapat memiliki beberapa komponen, beberapa di antaranya mungkin tidak berlaku untuk setiap pembelian.Seringkali, langkah-langkah tersebut diselesaikan dengan santai dan dalam waktu yang sangat singkat.Di tempat lain, setiap langkah diformalkan dan mungkin membutuhkan waktu yang cukup lama.
Dalam tahap penentuan kebutuhan proses pembelian, calon pembeli mengevaluasi kebutuhannya.Ini termasuk mengidentifikasi apa yang ingin dia capai, berapa anggaran pengeluarannya dan fitur apa yang dibutuhkan dan diinginkan.Langkah ini juga dapat mencakup riset produk untuk mengungkap kemungkinan dan opsi yang mungkin tidak disadari pembeli.
Memastikan pesanan sesuai dengan daftar kemasan dan tidak ada barang yang rusak merupakan langkah yang sering diabaikan dalam proses pembelian.
Penentuan kebutuhan terjadi apakah keputusan itu sesederhana orang yang ingin membeli makan siang atau serumitmanajerTI yangmengevaluasi sistem manajemen akuntansi terintegrasi yang baru.Pria yang mencari makan siang akan sangat cepat menentukan kebutuhannya.Dia mungkin tahu bahwa dia membutuhkan makanan, ingin menghabiskan jumlah tertentu, hanya punya waktu 30 menit untuk makan siang dan sedang ingin salad.Manajer TI mungkin perlu berunding dengan sejumlah pihak untuk menentukan kebutuhan dan batasan sebelum dia dapat pindah ke fase berikutnya.
Dalam fase penawaran dari proses pembelian, pembeli meneliti vendor yang tersedia dan meminta harga.Ini mungkin sesederhana orang yang makan siang yang menggunakan anggarannya untuk menentukan bahwa dia perlu menggurui restoran cepat saji dan kemudian menelusuri daftar mental tempat-tempat seperti itu yang dekat dengan tempat usahanya.Manajer TI mungkin akan meneliti perangkat lunak dan penyedia yang tersedia, mengeluarkan permintaanproposaldan kemudian mengevaluasi tawaran untuk menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaannya.
Tahap ketiga dari proses pembelian adalah pembelian aktual.Untuk pria yang membeli makan siang, ini sesederhana memesan makanannya, membayar di jendela dan pergi.Untuk manajer TI, ini mungkin termasuk menegosiasikan harga, mendapatkan persetujuan pembelian, menandatangani kontrak, menerima pengiriman produk dan membayartagihan.
Proses pembelian biasanya diakhiri dengan tahap evaluasi.Di sinilah pembeli menentukan apakah dia melakukan pembelian yang baik dan apakah dia akan mempertahankan produk atau melakukan bisnis dengan vendor lagi.Untuk makan siang, ini berarti memakan makanannya dan memutuskan apakah itu enak.Untuk manajer TI, ini berarti mengevaluasi efektivitas sistem dari waktu ke waktu.Dalam beberapa kasus, fase proses ini mungkin memerlukan jaminan atau jaminan dan bahkan dapat menyebabkan pengembalian produk atau permintaan pengembalian dana.