Bagaimana Langkah Rekonsiliasi Pembayaran?

Bagaimana Langkah Rekonsiliasi Pembayaran?

Banyak perusahaan secara manual merekonsiliasi semua pembayaran yang datang dari klien atau sumber lain.

Bisnis yang berhubungan dengan penjualan kepada masyarakat umum, terutama yang hanya online, dapat mengambil manfaat dari rekonsiliasi pembayaran.Langkah-langkah untuk rekonsiliasi pembayaran dapat bervariasi tergantung pada jenis bisnis dan jenis pembayaran atau saldo jatuh tempo.Perusahaan yang mencari pembayaran dari konsumen mungkin menggunakan taktik yang sedikit berbeda dari pembayaran bisnis ke bisnis.Langkah-langkah tersebut mungkin termasuk mencocokkandatafakturdengan pendapatan untuk menemukan perbedaan, menghubungi mereka yang berutang pembayaran atau bahkan mendamaikan kesalahan dengan lembaga keuangan.

Banyak perusahaan secara manual merekonsiliasi semua pembayaran yang datang dari klien atau sumber lain.Hal ini terkadang dapat mengakibatkan pembayaran atau data hilang, tetapi masih lebih disukai oleh mereka yang tidak ingin berinvestasi dalam perangkat lunak rekonsiliasi.Langkah-langkah rekonsiliasi pembayaran elektronik dirancang agar sistem dapat secara otomatis mengumpulkan dan membandingkan semua laporan yang relevan dan mengirimkan hasilnya ke unit manajemen yang tepat.

Setelah data dikumpulkan, langkah rekonsiliasi pembayaran berikutnya melibatkanperangkat lunak komputerataupersonel yangmenyortir dan menetapkan semua data.Hal ini dapat dilakukan oleh produk atau lini bisnis atau kriteria lain yang ditentukan oleh pemilik bisnis sehingga data yang relevan disimpan bersama.Kemudian, setiap bagian atau kumpulan data dapat diberikan kepada karyawan terkait yang menangani data tersebut.Langkah selanjutnya umumnya termasuk mentransfer, baik dengan perangkat lunak atau secara manual, semua data ini kespreadsheetatau sistem serupa lainnya sehingga mudah untuk meninjau semua setoran dan pengembalian biaya.

Pemrosesankartu kreditjuga dapat menjadi langkah dalam proses rekonsiliasi pembayaran beberapa bisnis.Ini termasuk transaksi dan nama, nomor telepon dan alamat klien.Penting bagi sebagian besar perusahaan untuk memiliki perangkat lunak atau hosting pihak ketiga yang dapat menangani hal ini agar dapat memproses pembayaran dan menangkap informasi kartu kredit dengan benar.Sistem kemudian dapat memutuskan untuk perusahaan apakah harus menghapus pembayaran yang tidak diterima atau menyajikannya kembali.

Beberapa langkah terakhir akan membutuhkan interaksi manusia semata-mata untuk menilai informasi yang dihasilkan oleh program rekonsiliasi pembayaran.Paling sering, staf umumnya tidak diharuskan untuk meneliti apa pun dan hanya harus bertindak berdasarkan informasi yang telah diberikan.Tindakan ini dapat mencakup menghubungi penerima pembayaran atau mengajukan data untuk tinjauan triwulanan.Jika pembayaran tidak dapat didamaikan, mereka dianggap luar biasa dan, di sebagian besar perusahaan, mereka menjadi prioritas tinggi dan dapat secara serius mempengaruhi hubungan bisnis dan pelanggan.Penting bagi perusahaan untuk merekonsiliasi semua pembayaran yang mungkin, tetapi sebagian besar memiliki margin untuk hutang yang belum dibayar yang dimasukkan ke dalam anggaran mereka.