Seorang spesialis pengadaan bekerja dengan seorang rekan.
Praktik terbaikpengadaanadalah strategi yang dapat diikuti ketika membuat keputusan pembelian perusahaan.Praktik-praktik ini mungkin termasuk membangun hubungan pemasok, pendekatan berbasis tim untuk pengadaan dan penggunaan teknologi atau e-procurement yang tepat.Menerapkan praktik terbaik pengadaan dapat secara signifikan meningkatkan efektivitas keputusan pembelian.
Salah satu praktik terbaik pengadaan yang paling penting adalah meningkatkan hubungan antara pembeli danpemasok.Memilih pemasok hanya berdasarkan harga yang kompetitif sering dipandang sebagai pandangan picik dan mungkin tidak efektif.Praktik pengadaan alternatif adalah dengan menggunakan pemasok yang menawarkan produk yang dapat diandalkan dengan harga yang wajar.
Membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok yang andal dapat menghasilkanlayanan pelanggan yanglebih baikdan mungkin terbukti lebih hemat biaya dari waktu ke waktu.Terus-menerus mengubah pemasok untuk mencari harga terendah dapat merugikan bisnis karena sejumlah alasan.Mengubah pemasok secara teratur sebenarnya dapat menghasilkan layanan yang kurang dapat diandalkan yang dapat berakhir dengan biaya lebih jika tenggat waktu terlewatkan atau pelanggan tidak puas.Selain itu, beberapa vendor dengan harga lebih rendah mungkin tidak bertahan lama dalam bisnis, sehingga risiko harus beralih pemasok lagi menjadi tinggi.Membangun hubungan dengan pemasok tetap dapat membantu membangun pengaturan bisnis yang saling menghormati, dan pemasok mungkin akan lebih menghargai bisnis yang mapan dan membuat konsesi bila diperlukan.
Praktik terbaik pengadaan lainnya adalah membuat seluruh departemen bertanggung jawab dalam beberapa cara untuk pengadaan.Membuat praktik pengadaan lebih dari upaya tim dapat meningkatkan moral perusahaan dan meningkatkan pendekatan strategis untuk pembelian.Beberapa praktik termasuk menunjuk perwakilan dari masing-masing departemen untuk duduk di komite pengadaan yang berkonsultasi secara teratur dengandepartemen pengadaan.
Salah satu best practice pengadaan yang paling banyak dibicarakan adalah penggunaan e-procurement.E-procurement adalah metode elektronik untuk membeli persediaan dan layanan.Perusahaan yang membeliperangkat lunake-procurementdapat menerima pembayaran produk dan layanan secara online.
E-procurement dianggap sebagai praktik terbaik karena dapat mengurangi biaya overhead dengan menghilangkan biaya agen pembelian.Perangkat lunak ini juga memungkinkan pelanggan untuk dihubungi lebih mudah secara online dan membantu mengurangi biaya yang terkait dengan pengiriman massal.Membuat pembelian online tersedia juga memberi perusahaan lebih banyak eksposur dan membuat bisnis lebih mudah diakses oleh basis pelanggan yang lebih besar.Perangkat lunak e-procurement juga dapat membantu mengatur tagihan, laporan laba rugi dan catatan keuangan lainnya.Fungsi ini sendiri dapat menghemat biaya tambahan daripemegang bukubiasa.Membeli perangkat lunak e-procurement mungkin merupakan metode yang paling efektif untuk memotong biaya sambil meningkatkan efisiensi bisnis dan komunikasi.